יצירת אירועים ואירועים מחזוריים ביומן - ERP
יצירת אירועיים ואירועים מחזוריים ביומן ה-ERP
אירועים ביומן עוזרים לנו כעובד להבין את הזמינות שלנו לאורך תקופת יום, שבוע וחודשי העבודה.
תוכן עניינים
- יצירת אירוע יחיד
- יצירת אירוע מחזורי
יצירת אירועי יחיד
בלחיצה כפולה עם העכבר בתוך היומן על רובריקת זמן יפתח לנו מסך ליצירת אירוע חדש.
יש למלא:
- נושא: זו הכותרת שנראה כאשר נסתכל ביומן בלי להיכנס לפרטי האירוע עצמו
- יומן: ביומן של מי האירוע מתקיים
- תאריך ושעה התחלה
- תאריך ושעת סיום או סימון "אירוע של יום שלם"
- הצג זמן כ: ברירת המחדל היא הצגה כעסוק. ניתן לשנות זאת לפנוי, לא סופי ומחוץ למשרד
- הוספת משתתפים (פירוט בדף הבא)
- סימון תפקיד המשתתף (מורה/תלמיד)
בלחיצה על "הוסף משתמש יוצג המסך הבא:
ניתן לבצע חיפוש ממוקד לפי הקטגוריות השונות במסך כגון שם, עיר, טלפון וכד'.
יש לבחור את השורה של איש הרצוי וללחוץ על "הוסף לאירוע רב משתתפים" – או ללחוץ לחיצה כפולה ולאחר מכן "סגור".
בזמן יצירת אירוע, יש לבחור מק"ט וכמות (נתון זה קובע את גובה החיוב ומשמש לדוחות מעקב).
*אם למדריך/תלמיד יש מחירון מובנה, המערכת תמשוך את נתוני המחיר לפי המק"ט שהזנו.
ביצירת אירוע וגם לאחר הקמתו, חשוב להקפיד על נוכחות.
יש לבחור את האופציה הרלוונטית מתוך אחת האפשרויות "אישור הגעה".
בקירוב לקיום השיעור/פגישה, יש לסמן את אחת מהאפשרויות "הגעה בפועל".
*אפשרות "לא הגיע": עדיין תספור את האירוע בדוחות מכיוון שמבחינת המערכת הבן אדם "הבריז בלי להודיע".
*אפשרות "ביטל": מתייחסת לביטול השיעור/פגישה מראש, ולכן האירוע לא ייחשב בדוחות.
לאחר שסיימנו את כל אלה ואנחנו מרוצים מפרטי האירוע, יש ללחוץ על "שמור וסגור":
יצירת אירועי מחזורי
אירוע מחזורי הוא אירוע או פגישה שמתקיים מספר פעמים ללא שינויים מלבד ממועד האירוע.
כדי להפוך אירוע למחזורי, יוצרים אירוע חדש ביומן כפי שהוסבר בשקופיות הקודמות ולפני שלוחצים על "שמור וסגור" לוחצים על "אירוע מחזורי".
לאחר הלחיצה, יופיע חלון קטן להגדרת המחזוריות. יש לבחור את תדירות האירוע וכמה אירועים נוספים אנו רוצים להזין.
לאחר מכן, נלחץ על "שכפל !".
אחרי שהחלונית תיסגר, נלחץ על "שמור וסגור במסך של יצירת האירוע ובאופן זה יהפכנו את האירוע למחזורי.
חשוב - במידה ואנו רוצים לבדוק את עצמנו, ניתן להיכנס לאירוע שיצרנו ביומן ובפינה השמאלית העליונה יופיע ציון של מספר האירועים שהקמנו:
שינויים אחרי שהאירועים נוצרו
קאם אנחנו רוצים לשנות/להוסיף/למחוק משתתף בסדרת אירועים שכבר הוקמה, למשל אחד התלמידים עזב את קבוצת הלימוד
אך יתר התלמידים ממשיכים באותה סדרה ואנחנו מעוניינים לשנות רק את האירועים העתידים:
יש להיכנס לאירוע הראשון בו יש את השינוי, לבצע את מחיקת התלמיד/הוספת תלמיד אחר, שינוי שעות וכו' וללחוץ על "אירועים מחזוריים".
בחלונית שתפתח אוטומטית יהיה רשום את כמות האירועים העתידים, לכן נשאר לנו רק ללחוץ על "שכפל!"
כדי שהמערכת תעדכן את האירועים העתידיים עם השינויים שביצענו (יש לשים לב ש"מחק אירועים קיימים" מסומן בוי, אחרת המערכת תכפיל את האירועים.
